Najem prywatny jest prowadzony przez wiele osób. Jeśli posiadamy “nadprogramową” nieruchomość pozwolenie jej, by zarabiała na siebie, jest najbardziej korzystnym rozwiązaniem. Wraz w podjęciem decyzji o zarobkowaniu na mieszkaniu pojawia się pytanie: czy mamy za najem wystawiać rachunki? A może właściwsza byłaby faktura? Czy to nasz obowiązek czy tylko dobra wola? Sprawdziłem i w poniższym tekście odpowiadam na te oraz inne pytania.
Z pytaniem: czy mam wystawiać rachunki przy najmie prywatnym zwróciła się do mnie pani Luiza, która za pośrednictwem naszego biura szukała lokatora do swojego mieszkania. Klientka wspomniała, że już wstępnie szukała informacji, ale nie zyskała nic poza mętlikiem w głowie.
Trzeba przyznać, że temat jest obszerny i dość zawiły. Aby pomóc pani Luizie prześledziłem go dokładnie i postaram się przedstawić go w prostej i przystępnej formie.
Wystawianie rachunków i faktur przy najmie prywatnym – regulacje prawne
Regulacje prawne dotyczące wystawiania dokumentów w przypadku najmu prywatnego znajdziemy w kilku źródłach. Są to:
- Ustawa o podatku od towarów i usług (Ustawa VAT)
- Ordynacja podatkowa
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawa PIT)
W tym miejscu wymieniam trzy najważniejsze dokumenty, stanowiące niejako fundament zagadnienia. W dalszej części artykułu pojawią się kolejne regulujące bardziej szczegółowe kwestie.
Dla odpowiedzi na pytanie, czy wynajmujący ma obowiązek wystawiać dokument oraz jaki (rachunek, fakturę, a może paragon), najistotniejszym zagadnieniem jest to, jak wyżej wymienione przepisy definiują wynajmującego.
Pozornie warianty są dwa: osoba fizyczna lub przedsiębiorca. Jednak rozumienie przedsiębiorcy nieco się różni w zależności od ustawy, ale po kolei.
CZYTAJ RÓWNIEŻ Wynajem mieszkania, bezproblemowy dochód pasywny czy ostra jazda bez trzymanki
Najem prywatny a przedsiębiorca w rozumieniu przepisów
Ustawa o PIT definiuje działalność gospodarczą jako działalność zarobkową, w tym polegającą na wykorzystywaniu nieruchomości, prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której przychody nie są zaliczane do pozostałych źródeł przychodów, w tym z najmu.
Ordynacja podatkowa, z kolei, w art 3 pkt. 9 tak odnosi się do działalności gospodarczej: “rozumie się przez to każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162), w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają”.
Definicja ta jest na tyle szeroka, że można być uznanym za osobę prowadzaca działalność gospodarczą nawet, jeśli nie ma się wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.
Co zatem decyduje o tym, czy prowadzimy najem prywatny jako osoba fizyczna, czy jako przedsiębiorca. Na tak zwany zdrowy chłopski rozum kryterium jest to czy najem jest przedmiotem prowadzonej przez nas firmy jeśli ją posiadamy. A w przypadku osób bez działalności kryteria są uznaniowe.
Najem prywatny – jak widzi go urząd skarbowy
Jak mamy być traktowani zależy od interpretacji konkretnego Urzędu Skarbowego. Jeśli zostaniemy uznani za osobę fizyczną, możemy dokumentów nie wystawiać, chyba, że zażąda tego nasz lokator. Jeżeli jednak “załapiemy” się na miano przedsiębiorcy, nakłada to na nas obowiązek wystawiania rachunków.
Najem prywatny osoba fizyczna
W przypadku osoby prywatnej spraw jest dosyć prosta. Osoba nie prowadząca działalności gospodarczej i nie będąca płatnikiem VAT nie może wystawiać faktur. Jedynym dokumentem, który może wystawić jest rachunek, który jak najbardziej funkcjonuje w obiegu prawnym.
Osoba fizyczna ma obowiązek wystawienia rachunku tylko na wyraźne żądanie najemcy.
CZYTAJ RÓWNIEŻ Urządzanie mieszkania na wynajem: 7 rad jak zrobić to dobrze
Co musi zawierać rachunek
To dokładnie określa Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Aby potwierdzić dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi musi rachunek musi zawierać co najmniej:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
- datę wystawienia i numer kolejny rachunku,
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie,
- co ważne – nie jest potrzebny numer NIP wystawiającego, ale jest potrzebny NIP firmy (jeśli to firma oczekuje rachunku).
CZYTAJ RÓWNIEŻ Umowa najmu mieszkania – 11 rzeczy, które powinna zawierać
Najem prywatny, czy muszę mieć kasę fiskalną
W tym miejscu wielu czytelników może się zaniepokoić i spytać: a co jeśli wynajmuje osobie prywatnej? Czy muszę mieć kasę fiskalną, żeby wystawić paragon? Bo tak rzeczywiście sprawy się mają w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Już spieszę uspokoić. Rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej. zdejmuje z nas ten obowiązek. W przypadku wynajmu i usług zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi świadczenie tych usług jest dokumentowane fakturą lub jeśli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Najem prywatny – przedsiębiorca
Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury, jeśli prowadzi działalność gospodarczą, której przedmiotem jest wynajem nieruchomości.
CZYTAJ RÓWNIEŻ Najem instytucjonalny – dla kogo?
Podsumowanie
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, prowadzącym działalność gospodarczą, której przedmiotem jest wynajem nieruchomości masz obowiązek wystawić fakturę. A jeżeli jesteś osobą fizyczną, nie masz obowiązku wystawiania dokumentu. Chyba, że klient wyraźnie sobie tego zażyczy. Biorąc jednak pod uwagę różnorodne interpretacje urzędów skarbowych, warto tak czy siak wystawiać rachunek. Nie jest to duży wysiłek, a zapewnia i spokojny sen, i porządek w papierach.
Dysponujesz mieszkaniem lub domem do wynajęcia?
Skontaktuje się z nami. Pomożemy Ci bezpiecznie i w dobrych warunkach wynająć.
