Protokół zdawczo odbiorczy mieszkania to jedna z najważniejszych części umowy najmu. Niestety, wynajmujący często traktują go po macoszemu. Kiedy już przebrnął przez tworzenie i sprawdzanie umowy, pragnął tylko zamknąć sprawę złożeniem stosownych podpisów. A potem westchnienie ulgi i można świętować sukces. Jednak zaniedbanie protokołu zdawczo-odbiorczego to poważny błąd. Mści się na właścicielu lokalu w chwili odbioru mieszkania. Jak przygotować protokół, by spełnił swoje zadanie? Czytaj artykuł, żeby się dowiedzieć.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – czym jest
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który opisuje dokładnie mieszkanie i jego wyposażenie oraz stan, w jakim się znajdują. Innymi słowy jest to rodzaj spisu inwentaryzacyjnego danego lokalu.
Ma on na celu chronić zarówno właściciela (jeśli jego mienie zostanie zniszczone), jak i lokatora (żeby nie musiał odpowiadać za szkody, których nie wyrządził). Stanowi też formalne potwierdzenie przekazania mieszkania.
Po co przygotowujemy protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania
Po pierwsze ciąży na nas ustawowy obowiązek, aby protokół zdawczo-odbiorczy sporządzić. Mówi o tym Ustawa ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Argument ten nie każdego musi przekonać. Wielu wynajmujących nie zdaje sobie nawet sprawy z obowiązków, które nakłada na nich prawo.
Dużo ważniejszy jest fakt, że przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego, starannie i prawidłowo, jest niezwykle korzystne dla właściciela mieszkania. Pozwala mu:
- szybko i łatwo zorientować się czy nic nie zginęło lub nie zostało zniszczone
- udokumentować i udowodnić powstanie szkód
- łatwiej wycenić straty i egzekwować potrącenia z kaucji
- udowodnić zasadność swoich roszczeń w sądzie, gdyby doszło do rozprawy
CZYTAJ RÓWNIEŻ Kaucja przy umowie najmu, brać nie brać i czy to mnie zabezpieczy?
Ważny jest też element psychologiczny. Rzetelnie i szczegółowo przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy, jasno daje do zrozumienia naszemu lokatorowi, że traktujemy rzecz poważnie i dokładnie zdajemy sobie sprawę z naszego stanu posiadania. To czytelny komunikat: nic mi nie umknie, mam argumenty w ręku, dbaj o mieszkanie i nie kombinuj.
Kiedy korzystamy z protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania
Protokół zdawczo- odbiorczy jest w użyciu:
- kiedy przekazujemy mieszkanie najemcy
- kiedy w czasie użytkowania lokalu najemca zgłasza jakąś szkodę lub usterkę
- w przypadku, gdy podczas rutynowych oględzin zauważymy straty lub zniszczenia
- kiedy odbieramy mieszkanie na zakończenie umowy
- w sądzie, jeśli dochodzimy naszych praw tą drogą
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania
Aby protokół spełniał swoją funkcję musi zawierać:
- informacje o stronach umowy – kto przekazuje, a kto odbiera lokal
- datę przekazania lokalu
- stan liczników na dzień przekazania, wraz z ich numerami i wskazaniem położenia
- wykaz wszystkich przekazywanych kluczy, pilotów, kart wejściowych, kodów wejściowy do budynku
- dokładny opis stanu ścian, sufitów, podłóg, stolarki okiennej i drzwiowej oraz białego montażu i sprzętu rtv i agd
- szczegółową listę wyposażenia wraz z opisem umożliwiającym identyfikację tych rzeczy (wszystkie uszkodzenia i uszczerbki powinny znaleźć się w opisie)
- dokumentacja fotograficzna
CZYTAJ RÓWNIEŻ Umowa najmu mieszkania – 11 rzeczy, które powinna zawierać
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – jaka forma najlepsza
Przede wszystkim pisemna. Jeśli coś ma stanowić argument w dyskusji, a nawet dowód w postępowaniu sądowym, musi być napisane czarno na białym.
Po drugie ilustrowana. Dobry protokół zdawczo-odbiorczy będzie przypominał kolorowe czasopismo. Będzie długi i pełen zdjęć. Nie ma się tym co przerażać i zniechęcać, bo wysiłek ten służy ochronie interesów wynajmującego. Opisy muszą być wyczerpujące, ale rzeczywistość najlepiej oddają zdjęcia. Dokumentacja w podwójnej formie pozwoli nam wyeliminować pewne błędy.
Od jednak z klientek usłyszałem następującą historię. W protokole zdawczo-odbiorczym zawarła informację, że ściany w mieszkaniu były świeżo malowane. Zdjęć nie zrobiła, bo jakoś nie starczyło czasu, a zainteresowani byli z polecenia znajomego, przyszli zanim ukazało się ogłoszenie.
Gdy umowa wygasła i pani Zofia przyszła odebrać klucze, z przerażeniem stwierdziła, że całe mieszkanie jest pomalowane w żółte i fioletowe pasy. Chciała zażądać od najemców przywrócenia poprzedniego stanu, ale… protokół zdawczo-odbiorczy mówił tylko o “świeżym malowaniu”, kolor ścian niewymieniony, zdjęć brak…
CZYTAJ RÓWNIEŻ Urządzanie mieszkania na wynajem: 7 rad jak zrobić to dobrze
Jak dokonać dokumentacji fotograficznej
Dokumentacja fotograficzna powinna opierać się na zasadzie: od ogółu do szczegółu. Zdjęcia poglądowe pokazują całość pomieszczenia lub jego większą część. Stanowią dowód, że dany element jest na wyposażeniu tego konkretnego mieszkania. Pokazują układ ścian (na wszelkie zmiany lokatorzy muszą mieć zgodę właściciela) oraz rozmieszczenie wyposażenia w pokojach. To może ulec zmianie, w wypadku ruchomych mebli, z wyjątkiem elementów zamocowanych na stałe, wymagających demontażu, takich jak półki czy telewizor.
CZYTAJ RÓWNIEŻ Najdziwniejsze pomysły lokatorów – top 10
Zdjęcia szczegółowe przedstawiają każdy element wyposażenia z bliska. Warto wykonać kilka ujęć, uwzględniając fronty szafek i ich wnętrze. Szczególnie dokładnie należy udokumentować rzeczy z uszkodzeniami (uszczerbki, pęknięcia, plamki, rozdarcia i zabrudzenia). Opis wad znajdzie się w protokole zdawczo-odbiorczym w formie pisemnej, ale to porównanie zdjęć “przed” i “po” będzie podstawą do stwierdzenia, i udowodnienia, że stan danej rzeczy się pogorszył.
Dodatkowo można dodać zdjęcia stanu liczników
CZYTAJ RÓWNIEŻ Przepisanie liczników na najemcę, tak czy nie?
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – przydatne tipy
Dobrze sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy może mieć objętość solidnej broszury. Co więc możemy zrobić, aby łatwiej nam się z tego obszernego dokumentu korzystało. Oto lista przydatnych tipów:
- stworzenie protokół w formie checklisty z okienkami do odhaczenia poszczególnych elementów wyposażenia
- poukładanie protokołu według pomieszczeń znajdujących się w mieszkaniu, jedna strona na jedno pomieszczenia
- ułożenie wykazów rzeczowych na przemian z dokumentacją fotograficzną (po dwóch latach możemy nie pamiętać, co dokładnie było w mieszkaniu, czasem opis nie będzie też dość dokładny, mając zdjęcie pod ręką szybko można to szybko i łatwo zweryfikować)
- umieszczenie w protokole miejsca na pokwitowanie zwrotu kaucji, jeśli najemca zwróci kaucje gotówką pokwitujemy to na protokole zdawczo – odbiorczym, będziemy go mieć przy sobie w przeciwieństwie do umowy.
- przy wydawaniu mieszkania warto w protokole zawrzeć uwagę, że lokal jest posprzątany i w takim stanie powinien być zwrócony (można też zastrzec obowiązek opróżnienia szafek)
CZYTAJ RÓWNIEŻ Sprzątanie po lokatorach, czyli opowieści z krypty
Podsumowanie
Protokół zdawczo-odbiorczy to podstawowe narzędzie do zapewnienia naszemu mieszkaniu bezpieczeństwa. Choć dobre przygotowanie protokołu będzie kosztowało nas sporo wysiłku, to zdecydowanie warto go podjąć. Solidnie dopracowany protokół Zaoszczędzi wielu sporów, a w razie złego obrotu spraw, będzie stanowił wiarygodny dowód dla sądu. Jeśli masz jeszcze jakieś pytania odnośnie protokołu zdawczo-odbiorczego, zwróć się do agenta nieruchomości. Na pewno pomoże.
Dysponujesz mieszkaniem lub domem do wynajęcia?
Skontaktuje się z nami. Pomożemy Ci bezpiecznie i w dobrych warunkach wynająć.
